Acord de prelucrare a datelor

Acordul se incheie intre tine, in calitate de operator — persoana fizica sau juridica pe numele careia este deschis magazinul OnSell — si EPRISM SOLUTIONS SRL, cu sediul in Str. Traian Vuia nr. 38, Mun. Buzău, 120262, inregistrata la Registrul Comertului sub numarul J10/94/2017, CUI RO36994199, in calitate de persoana imputernicita („OnSell", „noi").

El completeaza termenii si conditiile si se citeste impreuna cu politica de confidentialitate. In caz de neconcordanta cu privire la prelucrarea datelor clientilor tai, acest acord prevaleaza.

Pentru datele contului tau de utilizator — adresa de e-mail, parola, sesiunile de autentificare — rolurile sunt inverse: acolo operatorul suntem noi, iar acordul de fata nu se aplica. Distinctia este explicata in sectiunea 2 a politicii de confidentialitate.

Obiectul. Furnizarea platformei OnSell: sincronizarea comenzilor, a produselor si a clientilor din canalele pe care le conectezi, gestiunea stocului, emiterea facturilor si generarea documentelor de transport.

Durata. Cat timp contractul este in vigoare, plus perioada de stergere prevazuta la sectiunea 9.

Natura prelucrarii. Colectare din canalele conectate, stocare, structurare, consultare de catre utilizatorii pe care ii autorizezi tu, transmitere catre serviciile pe care le conectezi tu si stergere.

Scopul. Exclusiv executarea contractului. Nu folosim datele clientilor tai in scopuri proprii, nu le vindem, nu le punem la dispozitia altor clienti ai nostri si nu le folosim pentru a antrena modele de inteligenta artificiala.

Categoriile de date si de persoane vizate sunt enumerate in Anexa 1.

Prelucram datele numai pe baza instructiunilor tale documentate. Instructiunile tale sunt: acest acord, termenii si conditiile, configurarea pe care o faci in platforma — canalele conectate, regulile de sincronizare, utilizatorii carora le dai acces — si orice cerere scrisa pe care ne-o transmiti ulterior.

Daca legea Uniunii sau legea romana ne obliga sa prelucram in alt mod, te informam inainte, cu exceptia cazului in care chiar legea interzice informarea.

Daca apreciem ca o instructiune primita de la tine incalca GDPR, te informam si putem suspenda executarea ei pana cand o clarificam.

Accesul la datele magazinului tau este limitat la persoanele carora le este necesar pentru a furniza sau a intretine serviciul. Toate sunt tinute de o obligatie de confidentialitate.

Personalul nostru acceseaza datele unui magazin doar pentru intretinere, pentru remedierea unui incident sau la cererea ta de asistenta. Fiecare magazin ruleaza cu propria baza de date, izolata de celelalte, astfel incat un utilizator al unui magazin nu poate ajunge la datele altuia.

Aplicam masurile tehnice si organizatorice prevazute de art. 32 GDPR, proportionale cu riscul:

• traficul dintre browser si platforma si cel dintre serviciile noastre este criptat cu TLS;
• credentialele integrarilor pe care le configurezi — tokenurile de acces, cheile si secretele API ale magazinelor, curierilor si furnizorilor de facturare — sunt criptate in baza de date, nu stocate in clar;
• parolele conturilor sunt pastrate doar ca hash bcrypt, iar tokenurile din e-mailuri si sesiunile tot sub forma de hash;
• fiecare magazin are baza de date si spatiu de stocare proprii, separate de ale celorlalti clienti;
• accesul in platforma este pe conturi nominale, cu drepturi pe roluri stabilite de administratorii magazinului tau;
• pastram jurnale de acces si de activitate care permit reconstituirea cine si cand a facut o modificare;
• facem copii de siguranta periodice ale bazelor de date.

Ne autorizezi sa folosim subimputernicitii din Anexa 2. Fiecare este obligat prin contract la aceleasi obligatii de protectie a datelor pe care ni le asumam fata de tine, iar noi raspundem fata de tine pentru activitatea lor ca pentru a noastra.

Daca intentionam sa adaugam sau sa inlocuim un subimputernicit, publicam modificarea in Anexa 2 si te anuntam pe e-mail cu cel putin 30 de zile inainte. Daca ai o obiectie intemeiata, ne-o poti transmite in acest termen; daca nu ajungem la o solutie, poti inceta contractul fara penalitati pana la data la care schimbarea intra in vigoare.

Serviciile pe care le conectezi tu nu sunt subimputerniciti ai nostri. Shopify, eMAG, Trendyol, Oblio, SmartBill, FAN Courier, Cargus, DPD, Sameday si celelalte isi au propriul raport cu tine, in care noi nu suntem parte: noi doar transmitem, la comanda ta, datele necesare operatiunii pe care o ceri — de exemplu adresa destinatarului, catre curierul pe care l-ai ales, in momentul in care generezi AWB-ul.

Clientii magazinului tau isi exercita drepturile fata de tine, pentru ca tu esti operatorul. Noi te ajutam sa le raspunzi.

Platforma iti da acces direct la datele unui client si iti permite sa le corectezi, sa le exporti sau sa le stergi singur, fara sa depinzi de noi. Daca o cerere nu poate fi rezolvata din platforma, ne scrii la contact@onsell.ro si te ajutam in timp util, tinand cont de termenul de o luna pe care il ai de respectat.

Cererile venite prin canale. Cand un canal ne transmite el insusi o cerere pentru un cumparator — asa cum face Shopify — o preluam automat, fara sa fie nevoie sa intervii: o cerere de stergere este executata in cateva minute de la primire, iar o cerere de acces este inregistrata si ti se semnaleaza, pentru ca raspunsul catre cumparator iti apartine. Ce anume se sterge si ce ramane este descris in sectiunea 8 a politicii de confidentialitate.

Daca un client al tau ni se adreseaza noua direct, nu ii raspundem in locul tau: il indrumam catre tine si te instiintam.

Daca luam cunostinta de o incalcare a securitatii care afecteaza datele magazinului tau, te informam fara intarziere nejustificata si, in orice caz, in cel mult 48 de ore de la momentul in care am aflat — astfel incat sa iti ramana timp din termenul de 72 de ore in care tu trebuie sa notifici autoritatea.

Informarea cuprinde ce s-a intamplat, ce categorii de date si aproximativ cate persoane sunt afectate, ce consecinte probabile are si ce masuri am luat. Daca nu avem inca toate detaliile, te anuntam cu ce stim si completam pe masura ce aflam.

Te sprijinim, cu informatiile de care dispunem, si la evaluarile de impact (art. 35) si la consultarea prealabila a autoritatii (art. 36), atunci cand ai nevoie de ele.

La incetarea contractului iti punem datele la dispozitie pentru descarcare timp de 30 de zile. Dupa expirarea acestui termen le stergem, inclusiv din copiile de siguranta, pe masura ce acestea sunt rotite.

Poti cere in scris, in acelasi termen, fie returnarea datelor intr-un format structurat, fie stergerea lor imediata.

Facem exceptie doar pentru ce suntem obligati prin lege sa pastram — in principal documentele cu relevanta fiscala — si doar pe durata impusa de lege. Pentru aceste date, prelucrarea se limiteaza la stocare.

La cererea ta scrisa iti punem la dispozitie informatiile necesare pentru a demonstra ca ne respectam obligatiile din acest acord.

Daca aceste informatii nu iti sunt suficiente, poti solicita un audit, o data pe an calendaristic, cu un preaviz rezonabil, in program de lucru, fara a afecta activitatea celorlalti clienti si cu semnarea unui angajament de confidentialitate. Costurile unui audit cerut de tine sunt in sarcina ta, cu exceptia cazului in care auditul constata o incalcare a acestui acord.

Datele magazinului tau sunt stocate si prelucrate in Uniunea Europeana, in centrul de date din Frankfurt, Germania.

Daca un subimputernicit din Anexa 2 prelucreaza date in afara Spatiului Economic European, transferul se face in temeiul clauzelor contractuale standard adoptate de Comisia Europeana sau al unei decizii de adecvare, iar Anexa 2 mentioneaza acest lucru.

Categoriile de persoane vizate: clientii si cumparatorii magazinului tau, destinatarii coletelor pe care le expediezi si persoanele de contact ale partenerilor tai comerciali.

Nu prelucram, in numele tau, date din categoriile speciale prevazute de art. 9 GDPR — date privind sanatatea, convingerile, apartenenta sindicala, date biometrice — si nici date privind condamnari penale. Platforma nu are campuri destinate lor. Daca le introduci in campurile libere, o faci pe raspunderea ta si te obligi sa ne anunti, pentru ca ele cer masuri suplimentare.

Lista este actualizata la data afisata la inceputul paginii. Modificarile se anunta conform sectiunii 6.

Pentru orice chestiune legata de acest acord, inclusiv pentru un exemplar semnat sau pentru o cerere de audit, scrie-ne la contact@onsell.ro. Raspundem in cel mult o luna, iar pentru cererile legate de un incident de securitate, imediat.

Prin folosirea platformei OnSell de catre tine sau de catre utilizatorii pe care ii autorizezi, acest acord se considera incheiat intre tine si EPRISM SOLUTIONS SRL, in versiunea publicata la data de mai sus.